Helpdesk løsninger

DET TOTALE OVERBLIKK

Vår Helpdeskfunksjon er utformet til å gi en oversikt over alle problemer og hendelser som skjer daglig på eiendommen eller hele porteføljen. Denne modulen gir en oversikt over hendelser som rapporteres av kunder, brukere, allmenheten og tekniske arbeidere. Status for hendelser og ytelser av tjenesten kan vurderes grafisk eller statistisk, med muligheten for å vise kart, BIM-modeller og interaktive 2D-tegninger. Dette gir en enklere registrering og en bedre oversikt over hendelsene.

Enkel registrering av hendelser

Både private selskaper og offentlige institusjoner skal ha tilgang til alle hendelser opprettet av forskjellig brukere i bygget f.eks. vaktmestre, servicefolk,  eller i noen tilfelder den almindelig bruker av eiendommen. MainManager gjør dette mulig ved å tillate hendelser / meldinger å bli registrert direkte i MainManager via disse plattformene:

• Nettbasert registrering
• Smartdevice
• App
• E-post
• Andre systemer via Manamanager API’s

Spesifikke MainManager brukergrupper kan se alle innkommende meldinger, uansett hvordan, når, eller av hvem de ble opprettet. MainManager gjør det også enkelt å administrere eller opprette arbeidsordrer fra disse hendelsene og videresende dem til interne teknikere eller eksterne tjenesteleverandører. Systemet tillater både en sentralisert helpdesk og en distribuert helpdesk. Sistnevnte betyr at hendelsen kan sendes til annen divisjon /enhet avhengig av kategorien av hendelsene.

En gunstig prosess for både dine kunder og deg

De største fordelene med helpdesken:

• Den gir åpenhet i leveringen av service mellom klient og tjenesteleverandør.
• Den gjør det mulig å utføre Key Performance Indicator (KPI) sporing og å vise sanntidsutviklinger (trends) og utviklinger grafisk på et dashbord.
• Gjør det mulig å utføre en serviceavtales (SLA) ytelsesanalyse.
• Alle kunder blir veiledet til samme sted for å registrere sine meldinger.
• Kunder unngår å kaste bort tid for å finne ut hvilken avdeling som skal motta meldinger.
• Muliggjør harmonisert meldingsrapportering.

Responstid

De fleste bedrifter og institusjoner har begynt å sette opp retningslinjer for deres tjenester og responstider. Hendelsens responstid kan defineres, måles og ses i MainManager. Et dashbord for dette formålet gjør det mulig å undersøke responstiden på et gitt tidspunkt eller for en tidsperiode. 

Meldings registreringsprosessen

Dette skjer når kunden skaper en melding :

Kunde:

• Kunden velger lokasjonen (på et kart, en tegning eller fra en liste).
• Kunden beskriver meldingen, kategorien og bekrefter den.
• Meldingen er registrert i MainManager.
• Kunden mottar et identifikasjonsnummer for Meldingen og kan sjekke statusen senere.

Ansatt:

• Hvis meldingen trenger respons, opprettes en arbeidsordre fra den angitte meldingen.
• Hvis ingenting skal gjøres, lukkes meldingen.
• En melding kan sendes til kunden når hendelsen er stengt (når arbeidsordren er fullført eller når hendelsen er stengt uten at noe arbeid utføres).

Etter at en hendelse er registrert, kan ansatte med tilgang gå gjennom listen over hendelser og arbeidsordre og:

• Filtrere etter plassering, status, datoer, hendelsestype etc.
• Prioritere.
• Sende hendelsene og arbeidsordrene til aktuelle organisasjoner.
• Sortere etter status, sted, etc.
• Endre statusen sin.
• Lage en arbeidsordre fra hendelsen.

OnTheGo – Hold orden på alle dine utendørs oppgaver

OnTheGo er en av MainManagers mest populære app-funksjoner, da den revolusjonerer måten brukere kan registrere hendelser og løse dem, på en mobil måte. De kan bruke smarttelefoner eller nettbrett til å registrere hendelser og se GPS-posisjoner. Ikke flere print av kart og tap av oversikt. OnTheGo-funksjonen gir deg tilgang til informasjon, bare ved å bevege deg rundt i bygningsmassen.

Bruk OnTheGo til å:

• Registrere hendelser og skrive inn informasjoner i systemet.
• Feste et bilde tatt på området du befinner deg. Du kan også tegne på bildet, for å markere hva som skal gjøres.
• Velge kategorier og angi prioritetsnivåer. 

Arbeidsordreprosessen

Arbeidsordrer er en av hovedfunksjonene til MainManager og helt nødvendig for en optimal informasjonsflyt. En arbeidsordre opprettes og sendes til en entreprenør eller en ansatt når en jobb må utføres. Den inneholder all informasjon som trengs for å fullføre jobben:

• Beskrivelse
• Plassering
• Oppretter av ordre
• Mottaker
• Datoer
• Budsjett

Arbeidsordren kan kobles til ulike andre komponenter, som for eksempel kontrakter, kontoer, drift eller vedlikeholdsoppgaver. Alt basert på brukerens behov.