Drift og vedlikehold

Opprett vedlikeholdsplaner fra inspeksjoner av konsulenter / fagpersoner eller fra andre interessenter på nettstedet.

Administrer dine D&V oppgaver og kostnader

Drifts- og vedlikeholdsmodulen er et kraftig verktøy til håndtering av informasjon og kostnader knyttet til drift og vedlikehold av eiendommer.

For å på best mulig måte vedlikeholde eiendommer og infrastrukturer knyttet til dem, er det viktig å ha drift- og vedlikeholdsprosesser, som er enkle og forståelige, gjennom bygningens levetid. Å ha tilgang til all relevant informasjon og historie, hjelper deg til å ta bedre beslutninger og planlegge fremover. Forespørsler og hendelser som sendes inn av brukere og andre interessenter, kan bli vurdert sammen med byggeinspeksjoner og kostnadsberegninger. Alle tidligere jobber og kostnader kan enkelt hentes for å anslå kostnadene ved nye jobber og budsjettet kan fremlegges for ledelsen. Når denne prosessen er over og budsjettet godkjennes, kan operasjonen settes i gang.

Arbeidsordrer med innkjøbsordrer, utstedes for hvert prosjekt og kostnadene estimeres. Prosjektlederen kan til enhver tid se på budsjett som han eller hun har tildelt og hvor mye som er igjen, uten å vente på at kostnadene skal bokføres ved regnskap. Prosedyren innebærer at tjenesteleverandørene er forpliktet til å rapportere eventuelle kostnadsøkninger (og få godkjenning) dersom den opprinnelige kostnadsretten er overgått. Alle bookede kostnader er hentet fra regnskapet. Kostnadene samles inn per bygningsdel og skaper over tid benchmarkingdata for driftskostnader og vedlikeholdskostnader. Dette kan brukes til fremtidig planlegging og vurdering av driftskostnadene for lignende anlegg. Gjennomgangen av oppgavebehandlingen viser estimerte kostnader for den aktuelle eiendommen, eiendomsgruppen og hovedplanen. Dette gir en god oversikt over planens status, allokerte kostnader og bogførte kostnader. MainManager har vært koblet til de fleste ERP-systemer som er tilgjengelige, for eksempel Agresso, Navision, Concorde, Axapta, SAP og Oracle. 

Bevare eiendommens historie
Alle handlinger utført på bestemte eiendommer er registrert og lagret i MainManager. Historien til prosessene som er lagret på en gitt eiendom, ned til enkelt byg.del, kan inkludere dens:

  • Arbeidsordrehistorikk
  • Vedlikeholdshistorie
  • Kostnadsinformasjonshistorikk
  • Inspeksjonshistorie
  • Tegninger

Å ha eiendommens historie tilgjengelig til enhver tid, øker brukerens kjennskap til eiendommen, forkorter læringskurven for nye ansatte, gjør det mulig å sammenligne enkelte områder og er også en viktig forutsetning for å skape pålitelige og realistiske fremtidige planer for eiendommen.

For å hjelpe brukere med å registrere og opprettholde data, har MainManager utviklet prosesser for å hjelpe dem med å fullføre oppgavene trinnvis. Dra- og slipp funksjoner har blitt bygget inn i mange prosesser for å forenkle og fremskynde vedlikeholds- og registreringsprosedyrene. 

Forebyggende vedlikehold

Mange kunder er avhengige av regelmessige inspeksjoner, hvor fagfolk går gjennom bygningen og systemene. De samler og registrerer feil, prioriterer, foretar risikoanalyser og estimerer tid og pris for det arbeidet som trengs. Dette kan ha forskjellig årsaker, for eksempel optimalisering av energi, sikkerhetsmessige årsaker, oppfyllelse av regelverk, risiko estimater med mer. Denne modulen er utformet for å skape vedlikeholdsplaner fra formelle eller uformelle inspeksjoner.

Informasjon samles via MainManagers App, gjennom Excel-dokumenter eller vår MainManager web-baserte løsning. Informasjonen lastes opp til første trinn i vedlikeholdsprosessen, hvor vedlikeholdsekspertene prioriterer vedlikeholdsoppgaver og lager en flerårig plan (5 til 10 år er vanlig tidsramme).

Når man legger en årlig plan, velges oppgaver fra den flerårlige planen hvor alle oppgaver omregnes etterhvert som de utføres. En administrator mottar en oversikt over alle forslagene og kan godkjenne eller avslå vedlikeholdsforespørsler til budsjettrammen er oppfylt. Budsjettprosessen er vanligvis integrert med kundens økonomisystem. 

Årlig planlegging gjort enkelt

Opprettelsen og gjennomføringen av årlige budsjettplaner er sentral for alle selskaper og offentlige institusjoner.

Brukere kan:

  • Administrere vedlikeholdsplaner
  • Utstede arbeidsordre
  • Tildele arbeidskraft
  • Se budsjettet som er tildelt og dets status
  • Vurdere utgifter og tilstand for en eiendom i tidligere år.

Følgende er et eksempel på hvordan man kan opprette en forebyggende plan:

Evaluering

Brukeren som lager planen, evaluerer oppgaver, arbeidsordre, hendelser, byggekontrollresultater, kostnadsberegninger og reelle kostnader som den aktuelle eiendommen har hatt de siste årene.

Opprettelse og godkjenning

En plan bygget på eiendommens evaluering opprettes og presenteres til toppledelsen for godkjenning.

Fordeling av midler

Finansiering tildeles fra et høyere nivå i strukturen, for eksempel i en region, en prosjektgruppe eller per eiendom. Alle kostnader til oppgaver og arbeidsordre i vedlikeholdsplanen oppsummeres deretter og man kan hele tiden se budsjettstatus.

Akutt vedlikehold

Denne prosessen brukes til å svare på den daglige driften av eiendommen, slik at brukeren kan registrere hendelser, utstede arbeidsordrer og innkjøbsordrer, se arbeidsbelastninger og overvåke kostnader. 

Driftsstyring av arbeidsflyt

Denne modulen kan generere en driftsplan fra standardoppgaver som er definert i Master databasen i MainManager. Den eneste forutsetningen er at driftslederen har satt opp eiendommen med tekniske systemer og bygningsdeler. Det er en automatisk funksjon som lager en operasjonsplan for hvert teknisk system og de bygningsdeler som kunden har besluttet å drive forebyggende vedlikeholdsoppgaver på. Det er også mulig å sette opp og drive funksjonen på obligatoriske oppgaver, for å oppfylle lokale bestemmelser om brannforebygging, helse og sikkerhet. Planer kan også opprettes manuelt.

Standard oppgaver i Master
Ethvert objekt (bygning, gulv, rom, teknisk system) i MainManager kan kobles til en eller flere standardoppgaver, som en mal for den faktiske oppgaven som skal gjøres. Standardoppgaver inneholder informasjon om arbeidsordre, inspeksjoner, sjekklister og intervaller mellom inspeksjoner. Hvis objektet er registrert på et sted, opprettes standardoppgaver og inspeksjoner automatisk og sendes til personell på stedet med et ønsket intervall.

Eksempel:

Opprette en standard oppgave for ettersyn på branndører:

  • En standard oppgave er opprettet.
  • En standard sjekkliste for branndører er koblet til standardoppgaven hvis ønskelig.
  • Standardoppgaven er knyttet til objekttypen for branndører i Standardoppgavebanken.

Nå er standardoppgaven klar til bruk. Dette betyr at hvis en ny bygning som inneholder en branndør opprettes i MainManager, sender standardoppgavebanken automatisk en arbeidsordre med de ønskede intervaller.

Arbeidsordre

Når årsplanen er akseptert, kan arbeidsordrene sendes ut til en entreprenør eller en ansatt for å utføre en valgt jobb. Ordren inneholder all informasjon som trengs for å fullføre jobben:

  • Beskrivelse
  • Plassering
  • Oppretter
  • Mottaker
  • Datoer
  • Budsjett

Gjennom arbeidsordreprosessen finnes det andre moduler som:

  • Inspeksjoner
  • Tidsregistrering
  • Undersøkelsesfunksjon (spørreskjemaer). 

Arbeidsordrer i din smarte enhet

MainManager er også tilgjengelig som en app for smarte enheter. Appen gir deg tilgang til arbeidsordrer og herfra kan du for eksempel:

  • Se arbeidsordre
  • Endre arbeidsordrens status
  • Skrive kommentarer
  • Registrere tid
  • Registrere hendelser
  • Registrere kostnader
  • Videresende til en annen arbeidstaker
  • Fylle ut undersøkelser
  • Fylle ut inspeksjoner/sjekklister.